Da igual el tipo de negocio al que te dediques y el sector al que pertenezca, existen momentos clave en los que te juegas tu imagen y reputación, y lo sabes. Sigue leyendo para ver qué factores debes tener en cuenta cuando organices un evento corporativo, aquí te damos 6 claves para triunfar.
1.- Tómate tu tiempo para definir tus objetivos
Antes de nada, lo más importante a la hora de montar un evento corporativo es pensar y tener claros los objetivos. Decidir qué queremos conseguir con la acción que vamos a llevar a cabo será clave para focalizar los esfuerzos en la dirección que deseamos y evitará desviar nuestra atención en temas colaterales que nos puedan interferir negativamente. Por ejemplo, decide si la finalidad del acto es presentar una novedad de producto o si darás a conocer resultados anuales o bien pretendes fidelizar y agradecer la confianza de tus clientes y colaboradores.
2.- Planifica tu evento con cabeza
Una vez que tienes claro dónde quieres llegar con tu evento, debes planificar un montón de cosas que van desde el lugar donde vas a realizar el acto, la duración, el horario, si habrá catering o no, quien serán los ponentes principales, etc. también y súper importante, es decidir el tono que le quieres dar al evento; puede ser formal y en un entorno profesional o bien más fresco y divertido, con toques lúdicos para amenizar la velada.Haz una lista con todos los temas a tener en cuenta y también asigna un presupuesto teórico inicial para poder controlar los costes en todo momento. Está genial organizar un evento corporativo, pero debemos ser rigurosos para utilizar los recursos de forma inteligentes.
3.- Crea una atmósfera que invite
Este punto puede que sea uno de los más importantes; piensa en los asistentes, intenta ponerte en su piel y crea un evento para ellos. Los participantes deben ser los verdaderos protagonistas, por tanto, debes conseguir generar una atmósfera en la que se sientan cómodos y confiados, donde puedan relajarse y mostrarse, opinar y debatir con libertad y armonía, así conseguirás una dinámica en la que se favorezcan las conexiones y sinergias entre los asistentes, el objetivo real de cualquier encuentro grupal.Tanto si el evento es interior como exterior, ambienta el espacio con pequeños detalles agradables, por ejemplo, coloca flores y plantas, velas o pequeños detalles decorativos. También presta especial atención a cómo vas a trabajar tu imagen de marca, elige elementos funcionales, prácticos pero de calidad y que estén a la altura de tu evento.
4.- Garantiza tu puesta en escena
Como hemos comentado, existen un montón de aspectos que debes coordinar para garantizar el éxito de tu evento, por tanto, todo aquello que puedas prever con anterioridad evitará prisas y estrés el día del evento. Tu imagen es súper importante, pero también depende, en gran medida, del espacio elegido. Si optas por ambientar la zona del evento con elementos portátiles y totalmente versátiles, será más fácil de organizar. Existen soluciones ultra compactas y ligeras que puedes transportar en un vehículo y que son automontables sin necesidad de herramientas. A su vez,tienen una estética muy cuidada que te permitirá decorar tanto espacios muy reducidos como dar color hasta lugares de 60m2. Las soluciones portátiles son siempre smart y te permitirán ser visto desde lejos, comunicar, decorar y difundir mensajes corporativos. Además disponen de módulos con TV, estantes de almacenaje y un sinfín de posibilidades de configuración para que tu marca brille con luz propia.
5.- Genera expectativa antes, durante y después de tu evento
Tan importante como el evento es la difusión que hagas de él. Por tanto, planifica anticipadamente cómo vas a dar a conocer el evento, qué publicaciones vas a realizar en redes sociales para generar la mayor repercusión de tu acción. También, durante el acto, asigna un responsable que capte los mejores momentos del evento, con fotografía y vídeo puedes generar un material que te va a ser muy útil para después del evento. Así podrás agradecer la participación de los asistentes enviándoles una foto recordatorio o podrás colgar en tus canales corporativos un vídeo resumen de todo lo sucedido.
6.- ¿Para cuándo el próximo?
Si sigues estos básicos consejos, seguro que tus invitados al despedirse te preguntarán para cuando tienes previsto el próximo evento. Ahí es donde quedademostrado que todo el esfuerzo ha merecido la pena, que la relación con tus clientes, colaboradores y resto de participantes ha salido fortalecida y que tu inversión ha sido más que rentable.Si funciona, repite. Para la próxima vez, optimiza y reutiliza todo lo que sea posible, confía nuevamente en los equipos que han estado a tu lado y rentabiliza tu inversión en materiales publicitarios y promocionales.